SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (13)

 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

  IMPLEMENTASI APLIKASI SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PERUSAHAAN

Disusun Oleh : Nur Azizah – 43217120170

Dosen Pengampu : Yananto Mihadi Putra, S.E., M.Si., CMA

Abstrak

Masalah memiliki struktur yang beragam dan keputusan untuk menyelesaikannya dapat terprogram maupun tidak terprogram. Konsep sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system-DSS) awalnya ditujukan pada masalah-masalah yang setengah terstruktur. Output DSS yang pertama terdiri atas laporan dan output dari model matematika. Kemudian, kapabilitas pemecahan masalah kelompok ditambahkan, diikuti dengan kecerdasan buatan (artifical intellgence) dan pemrosesan analitis oniline (on-line analytical processing-OLAP).

Problems have various structures and the decisions to solve them can be programmed or non-programmed. The concept of a decision support system (DSS) was originally aimed at semi-structured problems. The first DSS output consists of a report and the output of a mathematical model. Then, group problem solving capabilities were added, followed by artificial intelligence and on-line analytical processing (OLAP).

PENDAHULUAN

Peran manajer dalam membuat banyak keputusan bertujuan untuk mengatasi masalah. Penyelesaian masalah dicapai melalui empat tahapan dasar dan mempergunakan kerangka berpikir seperti model sistem perusahaan yang umum dan model lingkungan. Dengan mengikuti pendeketan sistem untuk menyelesaikan masalah, manajer melihat sistem secara keseluruhan.

Ke empat elemen dasar Proses pemecahan masalah tersebut terdiri atas: 

1. standar,

2. informasi,

3. batasan, dan

4. solusi alternatif.

Jika ke-emapat proses ini diikuti, pemilihan alternatif yang terbaik tidak selalu dicapai melalui analisis logis saja dan penting untuk membedakan antara permasalahan dan gejala.

Model matematika dapat diklasifikasikan dalam berbagai cara, dan penggunaannya disebut simulasi. Lembar kerja elektronik (spreadsheet) merupakan alat yang baik untuk membuat model matematika. Lembar kerja ini dapat digunakan baik untuk model statik dan dinamik dan membuat manajer dapat memainkan permainan “bagaimana jika” (what-if-game).

DSS merupakan bagian dari sistem informasi berbasis perangkat lunak komputer, termasuk sistem berbasis manajemen pengetahuan yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi atau perusahaan.

DSS menggunakan resume dari informasi, pengecualian, pola, dan model analisis.  Sistem pendukung keputusan hanya akan membantu ketika kita membuat keputusan namun bukan berarti harus memberikan keputusan itu sendiri.

Pengambilan keputusan dimulai dengan mengumpulkan informasi yang bermanfaat melalui data mentah, dokumen, pengetahuan sendiri, dan atau model bisnis untuk mengetahui dan memecahkan masalah lalu membuat keputusan.

LITERATUR TEORI

1. Pemecahan Masalah dan Pembuatan Keputusan

SIM adalah sistem yang memberikan informasi untuk digunakan dalam pembuatan keputusan guna menyelesaikan masalah bagi para penggunanya.

Pemecahan masalah (problem solving) terdiri atas respons terhadap hal yang berjalan dengan baik, serta terhadap hal yang berjalan dengan buruk dengan cara mendefinisikan masalah (problem) sebagai kondisi atau peristiwa yang berbahaya atau dapat membahayakan perusahaan, atau yang bermanfaat atau dapat memberi manfaat. Dalam proses penyelesaian masalah manajer terlihat dalam pembuatan keputusan (decision making), yaitu tindakan memilih di antara berbagai alternatif solusi pemecahan masalah. Keputusan (decision) didefinisikan sebagai tindakan pilihan dan sering kali perlu untuk mengambil banyak keputusan dalam proses pemecahan satu masalah saja

Fase Pemecahan masalah

Menurut Simon, orang yang memecahkan masalah terlibat dalam :

l Aktivitas Intelijen. Mencari di sekitar lingkungan kondisi yang harus dipecahkan.

l Aktivitas perancangan. Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis tindakan-tindakan yang mungkin dilakukan.

l Aktivitas pemilihan. Memilih tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.

l Aktivitas Pengkajian. Memeriksa pilihan-pilihan yang lalu.

2. Pendekatan dan Pentingnya Cara Pandang Sistem

Pendekatan sistem yaitu sederetan langkah yang dikelompokkan ke dalam tiga tahap upaya persiapan, upaya pendefinisian, dan upaya pemecahan. 

Dalam menggunakan model sistem umum dan model lingkungan sebagai dasar pemecahan masalah, cara pandang sistem (systems view) yang memandang operasional usaha sebagai sistem yang menjadi bagian dari lingkungan yang lebih luas. Ini merupakan cara pemikiran yang abstrak, namun memiliki nilai yang potensial untuk manajer. Cara pandang secara sistem akan :

a) Mencegah manajer agar tidak bingung karena kompleksitas struktur organisasi dan detail pekerjaan.

b) Menekankan pentingnya memiliki tujuan yang baik.

c) Menekankan pentingnya semua bagian organisasi untuk bekerja sama.

d) Mengangkat hubungan antara organisasi dengan lingkungannya.

e) Menempatkan nilai tinggi pada informasi yang didapat dari input yang hanya dapat dicapai melalui sistem perputaran tertutup.

3. Membangun Konsep dan Elemen Proses Pemecahan Masalah

Kebanyakan masalah yang dipecahkan manajer dapat dianggap sebagai permasalahan sistem. Sebagai contoh, perusahaan sebagai suatu sistem tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Atau, terdapat masalah dengan sistem persediaan, sistem komisi penjualan, dan seterusnya. Solusi masalah sistem adalah solusi yang membuat sistem tersebut memenuhi tujuannya dengan paling baik, seperti yang dicerminkan dalam standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan situasi yang diinginkan (desired state) apa yang harus dicapai sistem tersebut. Sebagai tambahan, manajer tersebut harus memiliki informasi yang menggambarkan keadaan saat ini (current state) apa yang dicapai sistem tersebut sekarang ini. Jika dua keadaan ini berbeda, maka ada masalah yang menjadi penyebabnya dan harus dipecahkan

Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasinya. Evaluasi ini harus mempertimbangkan batasan (constraint) yang ada, yang dapat berasal baik dari internal maupun lingkungan. Batasan internal (internal constraint) biasanya berbentuk sumber daya yang terbatas yang ada di dalam perusahaan. Sebagai contoh, unit TI tidak dapat merancang sistem CRM karena kurangnya keahlian dalam OLAP. Batasan lingkungan (environmental constraint) berbentuk tekanan dari berbagai elemen lingkungan yang membatasi aliran sumber daya dari dan keluar perusahaan. Salah satu contoh adalah peningkatan suku bunga oleh Federal Reserve Board yang meningkatkan biaya ekspansi pabrik.

a) Memilih Solusi yang Terbaik

Pemilihan solusi yang terbaik dapat dicapai dengan berbagai cara. Herry Mintzberg, seorang ahli teori manajemen, telah mengidentifikasi tiga pendekatan :

l Analisis

Evaluasi atas pilihan-pilihan secara sistematis, dengan mempertimbangkan konsekuensi pilihan-pilihan tersebut pada tujuan organisasi.

l Penilaian

Proses pemikiran yang dilakukan oleh seorang manajer. Sebagai contoh, manajer produksi menerapkan pengalaman dan intuisi dalam mengevaluasi gambar pabrik baru yang diusulkan dari model matematika

l Penawaran

Negosiasi antara beberapa manajer. Salah satu contoh adalah proses memberi dan menerima yang berlangsung antara para anggota komite eksekutif mengenai pasar yang mana yang harus dimasuki selanjutnya. Di sinilah tempat di mana pengaruh politik dalam perusahaan dapat dilihat dengan jelas

b) Permasalahan versus Gejala

Penting bagi kita untuk memahami perbedaan antara masalah dan gejala dari suatu masalah. Jika tidak demikian, kita dapat menghabiskan banyak waktu dan uang untuk menyelesaikan permasalahan yang salah atau sesuatu yang sesungguhnya bukanlah suatu masalah. Gejala (symptom) adalah kondisi yang dihasilkan masalah. Sering kali seorang manajer melihat gejala dan bukan masalah.

c) Struktur Permasalahan

Model matematika yang disebut formula EOQ (economic order quantity) dapat memberitahu bagaimana masalah tersebut harus diselesaikan. Masalah seperti ini disebut masalah terstruktur (structured problem) karena terdiri atas unsur dan hubungan antara berbagai elemen yang semuanya dipahami oleh orang yang memecahkan masalah

d) Jenis Keputusan

Selain memberikan tahap-tahap pemecahan masalah, Herbert A.Simon juga menemukan metode untuk mengklasifikasikan keputusan, yaitu :

l Keputusan terprogram (programmed decision) bersifat “repetitif dan rutin, dalam hal prosedur tertentu digunakan untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu dianggap de novo (baru) setiap kali terjadi.” 

l Keputusan yang tidak terprogram (nonprogrammed decision) bersifat “baru, tidak terstruktur, dan penuh konsekuensi. Tidak terdapat metode yang pasti untuk menangani masalah seperti ini karena masalah tersebut belum pernah muncul sebelumnya, atau karena sifat dan strukturnya sulit dijelaskan dan kompleks, atau karena masalah tersebut demikian penting sehingga memerlukan penanganan khusus.”.

PEMBAHASAN

Ketika DSS untuk pertama kalinya dirancang, model ini menghasilkan laporan khusus dan berkala serta output dari model matematika. Laporan khusus ini berisikan respons terhadap permintaan ke basis data. Setelah DSS diterapkan dengan baik, kemampuan yang memungkinkan para pemecah masalah untuk bekerja sama dalam kelompok ditambahkan ke dalam model tersebut. Penambahan peranti lunak groupware memungkinkan sistem tersebut untuk berfungsi sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (group decision support system-GDSS). Yang terbaru, kemampuan kecerdasan buatan juga telah ditambahkan beserta kemampuan untuk terlibat dalam OLAP.

a) Pemodelan Matematika

Model adalah abstraksi dari sesuatu. Model mewakili suatu objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk mewakili permasalahan yang harus diselesaikan. Objek atau aktivitas yang menyebabkan masalah disebut dengan entitas.

b) Jenis Model

Terdapat empat jenis dasar model, yaitu :

1. Model Fisik (Physical model) 

Merupakan gambaran tiga dimensi entitasnya. Model fisik yang digunakan di dunia bisnis mencakup model skala untuk pusat perbelanjaan dan prototipe mobil baru.Model fisik dibuat untuk mencapai tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda sesungguhnya.

2. Model Naratif 

Salah satu jenis model yang digunakan oleh manajer setiap hari adalah model naratif (narrative model) yang menggambarkan entitas dengan kata-kata yang terucap atau tertulis. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas tersebut dari naratifnya. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga membuat model naratif jenis model yang paling populer.

3. Model Grafis 

Jenis model lain yang terus digunakan adalah model grafis. Model grafis (graphic model) menggambarkan entitasnya dengan abstraksi garis, simbol, atau bentuk. Jumlah pemesanan ekonomis (economic order quantity-EOQ) adalah jumlah optimum penambahan stok yang harus dipesan dari pemasok. EOQ menyeimbangkan biaya pembelian stok dan biaya untuk menyimpannya hingga stok tersebut digunakan atau dijual. 

4. Model Matematis

Setiap rumus atau persamaan matematika adalah model matematis (mathematical model). Kebanyakan model matematika yang digunakan manajer bisnis sama kompleksnya dengan yang digunakan untuk menghitung EOQ.

Penggunaan Model

Keempat jenis model memberikan pemahaman dan memfasilitasi komunikasi. Selain itu, model matematis memiliki kemampuan prediktif.

a) Memberikan pengertian.

Model biasanya lebih sederhana dibandingkan entitasnya. Entitas adalah objek atau proses. Entitas dapat lebih mudah dimengerti jika berbagai elemen dan hubungan yang terdapat di dalamnya ditampilkan secara lebih sederhana. Setelah model yang sederhana dapat dipahami, model tersebut secara bertahap dapat dibuat lebih kompleks sehingga dapat mewakili entitasnya secara lebih kompleks. Tetapi, model tersebut hanya dapat mewakili entitasnya. Model tersebut tidak dapat benar-benar berlaku seperti entitas sesungguhnya.

b) Memfasilitasi Komunikasi

Keempat jenis model dapat mengomunikasikan informasi secara akurat dan cepat kepada orang-orang yang memahami makna bentuk, kata-kata, grafis, dan matematis.

c) Memprediksi masa depan

Ketepatan yang ditunjukkan model matematis untuk mewakili merupakan kemampuan yang tidak terdapat pada model lain. Model matematis dapat memprediksi apa yang akan terjadi di masa depan, namun tidak 100 persen akurat. Tidak ada model yang sebaik itu. Karena asumsi biasanya harus dibuat berdasarkan banyaknya data yang dimasukkan ke dalam model tersebut, manajer harus menggunakan penilaian dan intuisi dalam mengevaluasi outputnya

KESIMPULAN

Decision support systems (DSS) atau bisa juga disebut Sistem pendukung keputusan adalah sistem berbasis software yang dimaksudkan untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan dengan mengakses sejumlah besar informasi yang dihasilkan dari berbagai sistem informasi terkait yang terlibat dalam proses bisnis.

Menurut Sprague dan Carlson, DSS memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993) yaitu :

1) Sistem yang berbasis komputer;

2) Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;

3) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual;

4) Melalui cara simulasi yang interaktif;

5) Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.

Ciri DSS

1) Memiliki kemampuan beradaptasi dan bersifat fleksibel

2) Tingkat interaktivitas yang tinggi

3) Kemudahan penggunaan

4) Efisiensi dan efektivitas

5) Dikontrol penuh oleh pengambil keputusan

6) Kemudahan pengembangan

7) Dukungan untuk pemodelan dan analisis

8) Dukungan untuk akses data

9) Standalone, terpadu, dan berbasis web

Sistem Pendukung Keputusan maka dapat ditentukan karakteristiknya antara lain :

1) Mendukung proses pengambilan keputusan, menitik beratkan pada management by perception

2) Adanya interface manusia / mesin dimana manusia (user) tetap memegang kontrol proses pengambilan keputusan

3) Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur dan tak struktur

4) Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan

5) Memiliki subsistem - subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi sebagai kesatuan item

6) Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh tingkatan manajemen

Manfaat DSS (Decision Support System)

1) Meningkatkan efisiensi dan kecepatan pengambilan keputusan.

2) Meningkatkan kontrol, daya saing dan kemampuan pengambilan keputusan futuristik dari organisasi.

3) Memfasilitasi komunikasi interpersonal.

4) Mendorong pembelajaran atau latihan.

5) Karena sebagian besar digunakan dalam keputusan yang tidak terprogram, maka menggunakan pendekatan baru dan menetapkan bukti baru untuk keputusan yang tidak biasa.

6) Membantu mengotomatisasi proses managerial.

 

DAFTAR PUSTAKA

Putra, Y. M., (2018). Sistem Pengambilan Keputusan. Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta.

http://www.sistem-informasi.xyz/2017/08/pengertian-dss-decision-support-system.html

http://blogempek-empek.blogspot.com/2013/05/dss-dan-contoh-kasusnya.html

https://rifqimulyawan.com/blog/pengertian-decision-support-system-dss/ 

https://gaptex.id/glossary/pengertian-dss-dalam-sistem-informasi/#Tujuan_DSS