SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (14)

 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

  MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERUSAHAAN

Disusun Oleh : Nur Azizah – 43217120170

Dosen Pengampu : Yananto Mihadi Putra, S.E., M.Si., CMA

Abstrak

Membangun suatu sistem informasi yang baru merupakan salah satu jenis dari perubahan organisasional yang direncanakan. Pengenalan dari suatu sistem informasi yang baru melibatkan jauh lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak yang baru. Ini juga meliputi perubahan dalam pekerjaan, keahlian, manajemen, dan organisasi. Ketika kita merancang suatu sistem informasi yang baru, maka kita akan merancang ulang organisasi. Para pembangun sistem harus memahami bagaimana suatu sistem akan memengaruhi proses bisnis yang spesifik dan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Building a new information system is one type of planned organizational change. The introduction of a new information system involves far more than new hardware and software. It also includes changes in employment, skills, management, and organization. When we design a new information system, we will redesign the organization. Systems builders must understand how a system will affect specific business processes and the organization as a whole.

.

PENDAHULUAN

Pengembangan Sistem dan Perubahan Organisasional

Teknologi informasi dapat mempromosikan variasi dari derajat perubahan organisasional, yang berkisar dari penambahan bertahap hingga pencapaian lebih jauh. Gambar di bawah menunjukkan 4 jenis dari perubahan struktural organisasional yang  dimungkinkan dengan teknologi informasi: (l)otomatisasi, (2)rasionalisasi, (3)merancang ulang proses bisnis, dan (4)pergeseran paradigma. Masing-masing membawa risiko dan imbalan yang berbeda.

Bentuk yang paling umum dari perubahan organisasional yang dimungkinkan  dengan Tl adalah otomatisasi (automation). Penerapan yang pertama dari teknologi informasi yang melibatkan penugasan para karyawan untuk menger1akan tugas mereka dengan lebih efisien dan lebih efektif. Menghitung pencatatan slip gaji dan penggajian, memberikan kasir (teller) bank akses yang lebih cepat atas catatan tabungan konsumen, dan mengembangkan jaringan reservasi nasional bagi para agen tiket pesawat terbang, semuanya merupakan contoh-contoh dari otomatisasi pada masa awal.

LITERATUR TEORI

Perancangan Ulang Proses Bisnis

Seperti halnya MoneyGram, yang digambarkan pada kasus pembuka modul, banyak bisnis saat ini mencoba untuk memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan proses bisnis mereka. Beberapa dari sistem-sistem tersebut memerlukan proses  perubahan secara bertahap, tetapi yang lainnya memerlukan lebih banyak  merancang kembali proses bisnis yang luas. Untuk menangani perubahan-perubahan tersebut, maka organisasi beralih pada manajemen proses bisnis.

Perusahaan yang menjalankan manajemen proses bisnis harus melalui langkah-langkah berikut ini:

1. Mengidentifikasi proses untuk perubahan

Salah satu dari strategi keputusan yang paling penting yang dapat dilakukan oleh suatu perusahaan adalah bukan memutuskan bagaimana menggunakan komputer-komputer untuk meningkatkan proses bisnis, tetapi memahami proses bisnis apakah yang memerlukan peningkatan. Ketika sistem-sistem digunakan untuk memperkuat model bisnis atau proses bisnis yang salah, maka bisnis dapat menjadi lebih efisien ketika melakukan apa yang seharusnya tidak dilakukan. Sebagai hasilnya, perusahaan menjadi rentan terhadap para pesaingnya yang telah menemukan model bisnis yang tepat. Biaya dan waktu yang cukup besar juga dapat dikeluarkan untuk meningkatkan proses bisnis yang memiliki dampak yang kecil terhadap keseluruhan kinerja dan pendapatan perusahaan. Para manajer perlu menentukan proses bisnis apakah yang paling penting dan bagaimana meningkatkan proses ini akan membantu kinerja bisnis.

2. Menganalisis proses-proses yang telah ada

Proses bisnis yang telah ada akan dibuat model dan didokumentasikan, mencatat input, output, sumber daya, dan urutan aktivitas. Tim yang merancang proses akun mengidentifikasi langkah-langkah yang redundan, tugas-tugas yang memerlukan banyak kertas, kemacetan, dan ketidakefeksienan lainnya.

3. Merancang proses yang baru

Ketika proses yang ada dipetakan dan diukur dalam hal waktu dan biaya, maka tim yang merancang proses akan berusaha untuk rneningkatkan proses dengan merancang yang baru. Proses baru yang "menjadi" lebih efisien akan didokumentasikan dan dibuat model untuk perbandingan dengan proses yang lama.

4. Mengimplementasikan proses yang baru

Ketika proses yang baru telah seluruhnya dimodelkan dan dianalisis, maka harus diterjemahkan ke dalam suatu rangkaian prosedur yang baru dan aturan kerja. Sistem informasi yang barn atau peningkatan dari sistem yang telah ada harus diimplementasikan untuk mendukung proses perancangan ulang. Proses yang baru dan sistem pendukung akan diluncurkan ke dalam organisasi bisnis. Sebagaimana bisnis mulai menggunakan proses tersebut, maka permasalahan menjadi terselesaikan dan teratasi. Para karyawan bekerja dengan proses yang merekomendasikan peningkatan.

5. Pengukuran yang terus-menerus

Ketika suatu proses telah diimplementasikan dan dioptimalkan, maka perlu diukur secara terus-menerus.

PEMBAHASAN

Analisis Sistem

Analisis sistem (systems analysis) adalah analisis suatu permasalahan yang mana suatu perusahaan berusaha untuk memecahkannya dengan sistem informasi. Analis sistem terdiri atas menentukan permasalahan, mengidentifikasi penyebab -penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu solusi sistem.

Analisis sistem juga meliputi studi kelayakan (feasibility study) untuk menentukan apakah suatu solusi layak & ataukah tidak, atau dapat dicapai, dari sudut pandang finansial, teknikal, dan organisasional. Studi kelayakan menentukan apakah sistem yang diusulkan diharapkan dapat menjadi suatu investasi yang tepat atau tidak, apakah teknologi yang diperlukan bagi sistem tersebut tersedia atau tidak dan dapat ditangani oleh para spesialis sistem informasi perusahaan atau tidak, dan apakah organisasi dapat menangani perubahan yang diperkenalkan oleh sistem atau tidak.

Menentukan Kebutuhan lnformasi

Barangkali tugas yang paling menantang dari analis sistem adalah menentukan kebutuhan informasi secara spesifik yang harus dipenuhi oleh pemecahan sistem yang dipilih. Pada tingkat yang paling dasar, kebutuhan informasi (information requirements) dari suatu sistem yang baru melibatkan mengidentifikasi siapa yang memerlukan informasi, di mana, kapan, dan bagaimana.

Analisis kebutuhan secara hati-hati menentukan sasaran dari sistem yang baru atau sistem yang dimodifikasi dan mengembangkan gambaran fungsi secara terperinci yang mana sistem yang baru harus mengerjakannya. Analisis kebutuhan yang gagal merupakan sumber penyebab dari kegagalan sistem dan biaya pengembangan sistem yang besar. Suatu sistem yang dirancang di sekitar penetapan kebutuhan yang salah maka harus dibuang karena kinerja yang buruk atau yang memerlukan untuk menjalani modifikasi yang besar.

 

Desain Sistem

Analisis sistem menggambarkan apakah yang harus dilakukan oleh suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi, dan desain sistem (systems design) memperlihatkan bagaimana sistem akan memenuhi sasaran ini. Desain dari suatu sistem adalah keseluruhan rencana atau model bagi sistem tersebut. Seperti denah gedung atau rumah, ini terdiri atas semua spesifikasi yang memberikan bentuk dan struktur dari sistem tersebut.

Perancang sistem memerincikan spesifikasi sistem yang akan menjalankan fungsi yang diidentifikasikan dalam analisis sistem. Spesifikasi-spesifikasi tersebut akan menangani semua komponen manajerial, organisasional, dan teknologikal dari solusi sistem.

Peran dari Para Pengguna Akhir

Kebutuhan informasi pengguna mendorong upaya untuk membangun sistem secara keseluruhan. Para pengguna harus memiliki kendali yang memadai atas proses desain untuk memastikan bahwa sistem akan mencerminkan prioritas bisnis mereka dan kebutuhan informasi, bukan bias dari staf teknikal.

MENYELESAIKAN PROSES PENGEMBANGAN SISTEM

Langkah-langkah yang tersisa dalam proses pengembangan sistem akan menerjemahkan spesifikasi solusi yang ditetapkan dalam analisis sistem dan merancangnya ke dalam sistem informasi yang dapat beroperasional dengan sepenuhnya. Hal ini mencakup langkah-langkah yang terdiri atas pemrogaman, pengujian, konversi, produksi, dan pemeliharaan.

Pemrograman

Dalam tahap pemrograman (programming) spesifikasi sistem dipersiapkan, selama tahap perancangan diterjemahkan ke dalam perangkat lunak kode program. Saat ini, banyak organisasi yang tidak lagi mengerjakan pemrogaman mereka sendiri untuk sistem-sistem yang baru.

Pengujian

Pengujian (testing) yang mendalam dan teliti harus dilaksanakan untuk memastikan apakah sistem memberikan hasil yang tepat atau tidak.

Jumlah waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan ini telah meremehkan secara tradisional dalam perencanaan proyek sistem. Pengujian akan menghabiskan banyak waktu: Menguji data harus dipersiapkan dengan hati-hati, meninjau ulang hasil, dan perbaikan akan dilakukan dalam sistem. Dalam beberapa contoh, bagian-bagian dari sistem harus dirancang ulang. Risiko yang dihasilkan dari pengulasan langkah ini sangat besar.

Pengujian sistem (system testing) akan menguji fungsi dari sistem informasi sebagai suatu keseluruhan. Ini mencoba untuk menentukan apakah modul-modul yang berlainan akan berfungsi bersama-sama seperti yang direncanakan dan apakah kesenjangan yang terjadi di antara cara sistem benar-benar bekerja dan cara yang dipahami.

Pengujian penerimaan (acceptance testing) menyediakan sertifikasi final yang mana sistem siap untuk digunakan dan suatu pengaturan produksi. Pengujian sistem dievaluasi oleh para pengguna dan dikaji ulang oleh manajemen. Ketika semua pihak dipuaskan bahwa sistem yang baru memenuhi standar-standar mereka, maka sistem akan diterima secara formal untuk instalasi.

 

KESIMPULAN

Membangun suatu sistem informasi yang baru merupakan salah satu jenis dari perubahan organisasional yang direncanakan. Pengenalan dari suatu sistem informasi yang baru melibatkan jauh lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak yang baru. Ini juga meliputi perubahan dalam pekerjaan, keahlian, manajemen, dan organisasi. Ketika kita merancang suatu sistem informasi yang baru, maka kita akan merancang ulang organisasi. Para pembangun sistem harus memahami bagaimana suatu sistem akan memengaruhi proses bisnis yang spesifik dan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Bentuk yang paling umum dari perubahan organisasional yang  dimungkinkan dengan Tl adalah otomatisasi (automation). Penerapan yang pertama dari teknologiinformasi yang melibatkan penugasan para karyawan untuk mengerjakan tugas merekadengan lebih efisien dan lebih efektif.

DAFTAR PUSTAKA

Putra, Y. M. (2019). Membangun Sistem Informasi. Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta

Putra, Y. M., (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs Using Accounting Applications. Journal of Economics and Business, 2(3), 818-826. doi:https://doi.org/10.31014/aior.1992.02.03.129.

Anggraini, D., Hamiza, A., Doktoralina, C. M., & Anah, S. (2018). Application of Supply Chain Management Practices in Banks: Evidence from Indonesia. International Journal of Supply Chain Management, 7(5), 418-427.

Anggraini, D., & Tanjung, P. R. S. (2020). Company Value: Disclosure Implications of Sustainable Supply Chain, Profitability and Industrial Profile. International Journal of Supply Chain Management, 9(2), 648-655.

Ardianto, A., & Fitrianah, D. (2019). Penerapan Algoritma FP-Growth Rekomendasi Trend Penjualan ATK pada CV. Fajar Sukses Abadi. InComTech, 9(1), 49-60.