SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (15)

 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

  MENGELOLA PROYEK SISTEM INFORMASI

Disusun Oleh : Nur Azizah – 43217120170

Dosen Pengampu : Yananto Mihadi Putra, S.E., M.Si., CMA

Abstrak

Terdapat tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek sistem informasi. Hampir di setiap organisasi, proyek sistem informasi membutuhkan waktu dan uang yang lebih banyak untuk diimplementasikan daripada yang diperkirakan, atau sistem yang telah selesai tidak berfungsi dengan baik. Ketika suatu sistem informasi tidak memenuhi harapan atau biaya terlalu banyak untuk dikembangkan, perusahaan mungkin tidak menyadari manfaat apa pun dari investasi sistem informasi tersebut, dan sistem tersebut mungkin tidak dapat menyelesaikan masalah yang menjadi tujuan pengembangan sistem tersebut..

There is a very high failure rate among information systems projects. In almost every organization, information systems projects require more time and money to implement than expected, or the completed system does not function properly. When an information system does not meet expectations or costs too much to develop, the company may not realize any benefits from investing in the information system, and the system may not be able to solve the problems for which the system was developed.

PENDAHULUAN

Proyek Yang Gagal Dan Kegagalan Sistem

Seberapa parahkah sebuah proyek dikelola? Rata-rata, proyek-proyek di sektor swasta diperkirakan kurang dari setengah dalam hal melakukan anggaran dan waktu yang diperlukan untuk memberikan sistem lengkap yang dijanjikan dalam rencana sistem. Banyak proyek dikirim dengan fungsi yang tidak sesuai (dijanjikan akan dikirim dalam versi yang lebih baru). Sebuah studi bersama oleh McKinsey dan Oxford University menemukan bahwa proyek perangkat lunak besar rata-rata berjalan 66 persen di atas anggaran dan 33 persen di atas jadwal; sebanyak 17 persen dari proyek ternyata sangat buruk sehingga sistem tersebut dapat menimbulkan resiko terhadap keberadaan perusahaan (Chandrasekaran, Gudlavalleti, dan Kaniyar, 2014). Di antara 30 dan 40 persen dari semua proyek perangkat lunak merupakan proyek "pelarian" yang jauh melebihi jadwal asli dan proyeksi anggaran dan gagal untuk melakukan seperti yang telah ditentukan sebelumnya.

Seperti yang diilustrasikan pada Gambar di bawah, proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat kemungkinan besar akan menderita konsekuensi ini:

l Biaya yang jauh melebihi anggaran

l Selisih waktu yang tidak terduga

l Kinerja teknis yang tidak sesuai yang diharapkan

l Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diantisipasi

Sistem yang dihasilkan oleh proyek-proyek informasi yang gagal seringkali tidak digunakan sesuai dengan tujuannya atau tidak digunakan sama sekali. Pengguna sering harus mengembangkan sistem manual yang parallel untuk membuat sistem tersebut bekerja. Menurut laporan tahun 2015 oleh lE, yang mengembangkan solusi perangkat lunak untuk mengelola dan mengurangi biaya TI, 37 persen dari semua perangkat lunak yang diinstal tidak digunakan, menghabiskan $ 30 miliar di Amerika Serikat saja (lE, 2016).

Desain sistem yang sebenarnya mungkin gagal menangkap persyaratan bisnis penting atau meningkatkan kinerja organisasi. Informasi mungkin tidak disediakan dengan cukup cepat untuk membantu, mungkin dalam format yang tidak mungkin dicerna dan digunakan, atau mungkin mewakili potongan data yang salah.

Tujuan Manajemen Proyek

Sebuah proyek adalah serangkaian kegiatan terkait yang direncanakan untuk mencapai tujuan bisnis tertentu. Proyek sistem informasi meliputi pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau peningkatan atau penggantian infrastruktur teknologi informasi (TI) perusahaan.

l Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk mencapai target spesifik dalam batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Kegiatan manajemen proyek termasuk merencanakan pekerjaan, menilai risiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengatur pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material, menugaskan tugas, mengarahkan kegiatan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan, dan menganalisis hasilnya.

l Lingkup mendefinisikan apa pekerjaan itu atau tidak termasuk dalam suatu proyek. Misalnya, ruang lingkup proyek untuk sistem pemrosesan pesanan baru mungkin mencakup modul-modul baru untuk memasukkan pesanan dan mentransmisikannya ke produksi dan akun, tetapi tidak ada perubahan pada sistem piutang, manufaktur, distribusi, atau sistem kontrol inventaris terkait.

l Waktu adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Manajemen proyek biasanya menetapkan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan komponen utama suatu proyek. Masing-masing komponen ini selanjutnya dipecah menjadi kegiatan dan tugas. Manajemen proyek mencoba untuk menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan.

l Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Biaya proyek sistem informasi juga termasuk biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan ruang kerja. Manajemen proyek mengembangkan anggaran untuk proyek dan memantau pengeluaran proyek yang sedang berlangsung.

l Kualitas adalah indikator seberapa baik hasil akhir suatu proyek memenuhi tujuan yang ditentukan oleh manajemen. Kualitas sistem informasi biasanya memengaruhi kinerja organisasi dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Kualitas juga mempertimbangkan keakuratan dan ketepatan waktu informasi yang dihasilkan oleh sistem baru dan kemudahan penggunaan.

l Risiko mengacu pada masalah potensial yang akan mengancam keberhasilan suatu proyek. Masalah potensial ini dapat mencegah proyek mencapai tujuannya dengan meningkatkan waktu dan biaya, menurunkan kualitas hasil proyek, atau mencegah proyek selesai sama sekali.

Metode yang Digunakan dan Mengevaluasi Proyek Sistem Informasi

Perusahaan biasanya dihadapkan dengan banyak proyek berbeda untuk menyelesaikan masalah dan meningkatkan kinerja. Ada jauh lebih banyak ide untuk proyek sistem daripada sumber daya. Perusahaan perlu memilih dari kelompok ini proyek yang menjanjikan manfaat terbesar bagi bisnis.

Komite pengarah sistem informasi adalah kelompok manajemen senior dengan tanggung jawab untuk pengembangan dan pengoperasian sistem. Ini terdiri dari kepala departemen dari kedua pengguna akhir dan area sistem informasi. Komite pengarah meninjau dan menyetujui rencana sistem di semua divisi, berupaya mengoordinasikan dan mengintegrasikan sistem, dan kadang-kadang terlibat dalam memilih proyek sistem informasi tertentu. Kelompok ini juga memiliki kesadaran yang tajam tentang indikator kinerja utama yang diputuskan oleh manajer tingkat tinggi dan dewan direksi.

Tim proyek diawasi oleh kelompok manajemen proyek yang terdiri dari manajer sistem informasi dan manajer pengguna akhir yang bertanggung jawab untuk mengawasi beberapa proyek sistem informasi tertentu. Tim proyek bertanggung jawab langsung untuk proyek sistem individu. Ini terdiri dari analis sistem, spesialis dari bidang bisnis pengguna akhir yang relevan, pemrogram aplikasi, dan mungkin spesialis basis data.

 

 

LITERATUR TEORI

Persyaratan Informasi Dan Indikator Kinerja Utama

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas tentang persyaratan informasi jangka panjang dan jangka pendeknya. Pendekatan strategis ini adalah untuk persyaratan informasi, analisis strategis, atau faktor penentu keberhasilan berpendapat bahwa persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil indikator kinerja utama/Key Performance Indicators (KPI) manajer. KPI dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas. Misalnya, KPI untuk sebuah perusahaan mobil dapat berupa biaya unit produksi, biaya tenaga kerja, produktivitas pabrik, tingkat pengerjaan ulang dan kesalahan, survei pengenalan merek pelanggan, peringkat kualitas J.D. Power, peringkat kepuasan kerja karyawan, dan biaya kesehatan. Sistem informasi yang baru harus fokus pada penyediaan informasi yang membantu perusahaan memenuhi tujuan-tujuan yang tersirat oleh indikator kinerja utama.

Analisis Portofolio

Setelah analisis strategis telah menentukan arah keseluruhan pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif. Analisis portofolio juga menginventarisir semua proyek dan aset sistem informasi organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak alih daya, dan lisensi. Portofolio investasi sistem informasi ini dapat digambarkan memiliki profil risiko dan manfaat tertentu bagi perusahaan (lihat Gambar di bawah) mirip dengan portofolio keuangan.

Model Penilaian

Model penilaian berguna untuk memilih proyek-proyek di mana banyak kriteria yang harus dipertimbangkan. Hal ini menetapkan bobot untuk berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung total dari yang tertimbang. Menggunakan Tabel di bawah, perusahaan harus memutuskan di antara dua alternatif sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem. Kolom pertama berisi kriteria yang akan digunakan oleh pembuat keputusan untuk mengevaluasi sistem. Kriteria ini biasanya merupakan hasil dari diskusi yang panjang di antara kelompok pembuat keputusan. Seringkali hasil yang paling penting dari model penilaian bukanlah skor tetapi kesepakatan tentang kriteria yang digunakan untuk menilai suatu sistem.

PEMBAHASAN

Bagaimana Perusahaan Dapat Menilai Nilai Bisnis Dari Sistem Informasi

Biaya Dan Manfaat Sistem Informasi

Manfaat nyata dapat diukur dan diberi nilai moneter. Manfaat tidak nyata, seperti layanan pelanggan yang lebih efisien atau pengambilan keputusan yang ditingkatkan, tidak dapat segera diukur tetapi dapat menyebabkan perolehan yang dapat diukur dalam jangka panjang.

Penganggaran Modal Untuk Sistem Informasi

Untuk menentukan manfaat dari sebuah proyek tertentu, Anda harus menghitung semua biaya dan semua manfaatnya secara detail. Jelas, sebuah proyek di mana biayanya lebih besar dibandingkan manfaatnya harus ditolak. Tetapi walaupun manfaat di dapatkan melebihi biaya yang dikeluarkan, tetap harus melakukan analisis keuangan tambahan untuk menentukan apakah proyek tersebut dapat memberikan pengembalian yang baik atas modal yang telah diinvestasikan oleh perusahaan. Model penganggaran modal adalah salah satu dari beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai investasi dalam proyek investasi modal jangka panjang.

Keterbatasan Model Keuangan

Fokus secara tradisional pada aspek keuangan dan teknis sistem informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi yang dapat memengaruhi biaya dan manfaat sebenarnya dari investasi. Banyak keputusan investasi sistem informasi perusahaan tidak secara memadai mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak yang kurva pembelajaran pengguna untuk sistem baru terhadap produktivitas, atau waktu yang dibutuhkan manajer untuk menghabiskan mengawasi perubahan terkait sistem baru.

FAKTOR RISIKO UTAMA DALAM PROYEK SISTEM INFORMASI

Dimensi Risiko Proyek

Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kerumitan, dan komponen organisasi dan teknis. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih kemungkinan menciptakan masalah seperti yang telah kami jelaskan sebelumnya atau mengalami penundaan karena mereka menghasilkan tingkat risiko yang jauh lebih tinggi daripada yang lain. Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis staf sistem informasi dan tim proyek.

l Ukuran proyek. Semakin besar proyekseperti yang ditunjukkan oleh dana yang dihabiskan, jumlah staf dalam implementasi, waktu yang dialokasikan untuk implementasi, dan jumlah unit organisasi yang terpengaruhsemakin besar risikonya.

l Struktur proyek. Terdapat beberapa proyek yang lebih terstruktur daripada yang lain. Persyaratannya jelas dan mudah, sehingga keluaran dan prosesnya dapat dengan mudah ditentukan. Para pengguna tahu persis apa yang mereka inginkan dan apa yang harus dilakukan sistem, hampir tidak ada kemungkinan pengguna berubah pikiran. Proyek-proyek semacam itu memiliki risiko yang jauh lebih rendah daripada proyek-proyek dengan persyaratan yang relatif terdefinisi, lancar, dan terus berubah; dengan output yang tidak dapat diperbaiki dengan mudah karena mereka tunduk pada perubahan ide pengguna; atau dengan pengguna yang tidak dapat menyetujui apa yang mereka inginkan.

l Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan. Jika tim tidak terbiasa dengan perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, atau sistem manajemen basis data yang diusulkan untuk proyek, sangat mungkin bahwa proyek akan mengalami masalah teknis atau membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan karena kebutuhan untuk menguasai keterampilan baru.

MENGONTROL FAKTOR RISIKO

Berbagai cara dalam manajemen proyek, pengumpulan persyaratan, dan metodologi perencanaan telah dikembangkan secara spesifik untuk mengatasi masalah implementasi. Strategi juga telah dirancang untuk memastikan bahwa para pengguna memainkan peran yang sesuai selama periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan dalam organisasi.

Mengelola Kompleksitas Teknis

Proyek dengan teknologi yang menantang dan kompleks harus mampu menguasai dan memanfaatkan alat integrasi internal. Keberhasilan proyek semacam ini tergantung seberapa kompleksitas teknisnya yang dapat dikelola.

Alat Perencanaan dan Kontrol yang Formal

Umumnya proyek besar dapat memanfaatkan penggunaan yang tepat dari alat perencanaan formal dan alat kontrol formal untuk mendokumentasikan dan memantau rencana proyek. Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek adalah Gantt chart dan PERT chart. Gantt chart mencantumkan kegiatan proyek dan tanggal mulai dan selesainya.

Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Perlawanan Pengguna

Proyek dengan struktur yang relatif kecil dan banyak persyaratan yang tidak ditentukan harus melibatkan pengguna sepenuhnya di dalam semua tahap. Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak opsi desain yang mungkin dan untuk tetap berkomitmen terhadap salah satu desainnya. Alat integrasi eksternal terdiri dari cara-cara untuk menghubungkan pekerjaan dari tim implementasi dengan pengguna di semua tingkat organisasi. Kontra implementasi adalah strategi yang sengaja dilakukan untuk menggagalkan implementasi sistem informasi atau inovasi dalam suatu organisasi. Strategi-strategi yang dikembangkan untuk mengatasi resistensi pengguna termasuk berpartisipasi dari pengguna (untuk memperoleh komitmen serta untuk meningkatkan desain), pendidikan dan pelatihan pengguna, peraturan dan kebijakan manajemen, dan insentif yang lebih baik untuk pengguna yang bekerja sama.

KESIMPULAN

Manajemen proyek merupakan kunci keberhasilan dalam melaksanakan dan menyelesaikan suatu proyek yang telah ditugaskan.

Faktor kunci yang membedakan manajemen proyek dari hanya manajemen adalah bahwa ia memiliki hasil akhir dan jangka waktu terbatas, tidak seperti manajemen yang merupakan proses yang berkelanjutan. Karena itu, seorang proyek yang profesional membutuhkan berbagai keterampilan, seringkali keterampilan teknis, dan tentu saja keterampilan manajemen dan kesadaran manajemen bisnis yang baik.

Tujuan Manajemen Proyek

1. Menyelesaikan Tepat Waktu

Pada saat menyelesaikan sebuah proyek, waktu merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam mengerjakanya, salah satu kunci keberhasilan dalam menjalankan manajemen proyek adalah dengan memberikan keyakinan terhadap pelangan terhadap waktu yang sudah ditentukan dalam menjalankan proyek.

2. Mengelola Resiko

Dalam membangun sebuah proyek pasti tidak lepas dari trial and eror. ketika menyelesaikan proses yang dijalani pada proyek tersebut, tentunya ketika salah atau lalai dalam mengerjakannya,pastinya akan menggangu setiap pekerjaan.

Namun dengan melakukan manajemen proyek, apa pun yang dialami, baik kesalahan ataupun kelalaian yang terjadi pada pekerjaanm maka akan dapat mengatasi saat resiko tersebut terjadi.

3. Mengelola Tim

Ketika menjalankan sebuah proyek, kualitas sumber daya manusia sangatlah dibutuhkan dalam melaksanakan proyek tersebut. Peran manajemen proyek iyalah meenggerakan setiap anggotanya dengan tujuan agar dapat melakukan perannya dengan baik, dan memiliki kemampuan dalam mengelola sebuah proyek yang dikerjakan.

4. Membuat Perencanaan yang Tepat

Dalam melakukan sebuah proyek, setiap manajemen proyek pasti akan mengarahkan pada perencanaan yang baik dan tepat, perencanaan yang dimaksud adalah melakukan sebuah pekerjaan mencakup seluruh proses awal hingga akhir dengan memaksimalkan kualitas dan kapabilitas, sehingga setiap rencana yang sudah dirancang sesuai dengan apa yang diinginkan.

5. Menjaga Anggaran

Anggaran merupakan kunci dalam membuat sebuah proyek, dengan mengkaji setiap anggaran, maka akan dicari jumlah anggaran seminimal mungkin, tetapi dengan anggaran tersebut, manajemen proyek akan semaksimal mungkin untuk menunjang tercapainya kriteria proyek yang telah ditentukan di awal.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Putra, Y. M. (2019). Mengelola Proyek Berbasis Sistem Informasi. Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta.

https://www.harmony.co.id/blog/manajemen-proyek-pengertian-tujuan-dan-contohnya 

https://www.jurnal.id/id/blog/pengertian-dan-tahapan-manajemen-proyek/